Slik melder du om et avvik
Hva er et avvik?
Et avvik er en hendelse eller situasjon som ikke følger de fastsatte rutiner, regler eller forventninger vi har i organisasjonen. Dette kan for eksempel være brudd på sikkerhetsprosedyrer, feil i arbeidsprosesser eller at noe ikke blir gjort slik det er planlagt. Avvik kan også være noe som fungerer bedre enn forventet. Formålet med å melde avvik er å lære av det som skjer, rette opp feil, og bidra til kontinuerlig forbedring av arbeidsmiljøet og kvaliteten i organisasjonen.
Forskjellen mellom avvik og varsling
Forskjellen mellom en varsling og det å melde et avvik ligger i hva som rapporteres og alvorlighetsgraden. En avviksmelding handler om brudd på rutiner, regler eller standarder i arbeidsprosessen, og målet er å forbedre eller korrigere disse. Dette er ofte mindre alvorlige hendelser som kan håndteres internt gjennom justeringer og forbedringer.
En varsling gjelder derimot alvorlige forhold som brudd på lover, uetisk atferd, korrupsjon eller annen kritikkverdig virksomhet som kan få store konsekvenser for arbeidsmiljøet eller organisasjonen. Varsling skjer ofte anonymt og kan kreve ekstern etterforskning eller gransking. Mens avvik er en del av kontinuerlig forbedringsarbeid, har varsling en mer alvorlig og juridisk karakter.
Hvordan melde avvik:
Beskriv Avviket
Benytt det tilgjengelige skjemaet for å melde avvik. Gi en kort beskrivelse av hva som har skjedd, inkludert hvor og når avviket fant sted.
Innsending
Etter at du har fylt ut skjemaet, trykk på Send innknappen for å melde inn avviket. Avviket vil automatisk bli sendt til lederen for din avdeling.
Hvem mottar avviket?
Avviket vil automatisk bli sendt til lederen for din avdeling. Avdeling velges fra en nedtrekksmeny i skjemaet.
Anonymitet
Dersom du føler at saken er av en slik natur at det ville være problematisk for din nærmeste leder å motta avviket, har du muligheten til å velge HR som avdelingen du tilhører da vil avviket bli sendt til HR-ansvarlig.
Kategorier
Vi har fem ulike avvikskategorier som hjelper oss med å systematisere og håndtere avvik i organisasjonen:
- Annet: Denne kategorien brukes for avvik som ikke passer inn i noen av de andre spesifikke kategoriene. Dette kan inkludere ulike typer uforutsette hendelser eller forhold som krever oppfølging, men som ikke nødvendigvis faller under HMS, miljø, personvern eller tjenesteavvik.
- HMS (Helse, Miljø og Sikkerhet): Dette inkluderer avvik som berører sikkerhet, helse eller arbeidsmiljøet. For eksempel kan det dreie seg om skader, nestenulykker, brudd på sikkerhetsregler, eller forhold som utgjør en risiko for de ansatte. Hovedverneombudet (HVO) vil få kopi av alle HMS-avvik og bidra i oppfølgingen for å sikre at nødvendige tiltak blir satt i gang.
- Miljø: Avvik som påvirker ytre miljø, som for eksempel utslipp, avfallshåndtering eller annen miljøpåvirkning som bryter med organisasjonens retningslinjer eller lover og forskrifter knyttet til miljøvern.
- Personvern: Denne kategorien omfatter brudd på personvernsregler, som for eksempel uautorisert tilgang til personopplysninger eller andre brudd på GDPR og annen personvernlovgivning. Personvernansvarlig vil få kopi av alle personvernavvik, men har ikke ansvar for behandling av avvikene.
- Tjenesteavvik: Dette refererer til avvik relatert til leveransen av tjenester, der tjenestene som tilbys ikke møter fastsatte kvalitetsstandarder eller forventninger. Dette kan være feil, mangler eller forsinkelser i tjenester.